一、学生档案内容学生毕业离校前，档案内容必须包括：
1、高等学校毕业生登记表。此表必须由学生本人填写，字迹要清楚，用蓝黑墨水笔填写各项内容；“毕业生鉴定”是毕业生在校期间德、智、体综合素质的评价，请辅导员认真填写，报学生工作部审核加盖公章。
2、湖南师范大学学生成绩表。由教务部门核准的学生在校学习成绩单，加盖教务处公章。
3、湖南师范大学毕业生学位表。学生修完规定学分，经校学位评审委员会批准，获得专业学士学位。
4、湖南师范大学奖励材料。在校期间获得各种竞赛奖励、奖学金、助学金等材料。
5、湖南师范大学处分材料。在校期间因违纪行为而受到的处分。
6、湖南师范大学学生学年小结。由学校学工部门组织每学年填写登记并审核盖章。
7、入党志愿书。正式党员的入党申请书、党校学员材料、积极分子材料等归入档案；预备党员的党组织关系材料单独封存，单独转寄，待转正后归入档案统一管理。
8、入团志愿书。团员关系须将入团志愿书归入档案。
9、湖南师范大学体检表。学校校医院体检并盖章。
10、高中毕业档案材料。
11、全国普通高等学校本专科毕业生《就业通知书》。除读研、出国深造的毕业生外，其他毕业生《就业通知书》一律归入本人档案，作为身份变化的依据。
二、学生档案管理
1、新生入学一个月内，其档案由新生录取部门直接移交至辅导员；个别地区有新生自带档案入校情况，新生直接将档案交给辅导员，期间不允许学生本人接触到档案的内容，封口必须完整无损。
2、大学期间，在校学生档案由辅导员直接管理，并负责将大学期间的各种奖惩材料收集整理，归入档案。校内学籍变动时，学生档案直接在辅导员之间进行转交。
3、学生毕业离校，毕业生档案由辅导员负责按学生档案内容的要求进行组档，检查完整无误后统一移交学校就业指导中心。由学校就业指导中心根据毕业生就业去向以机要方式转出，或者根据毕业生申请实施档案代管。原则上，毕业生档案不得交由本人自带，绝不允许毕业生个人长期保存档案。
4、中途转学、退学等学籍变动的学生档案，由辅导员转至大学生就业指导中心进行备案，再以机要形式转出。退学的学生档案直接转至生源地档案主管部门。
5、学生因升学、公务员考录等需提前调阅档案的，学生可持调档函通知辅导员进行调阅。如档案需要提前转出调阅，需由辅导员将学生档案转交学校就业指导中心备案后，以机要方式转出。辅导员不得直接将学生档案交给学生个人寄发或携带。大学毕业时的档案材料可由辅导员重新建档，形成原始档案的补充档案。毕业离校时，补充档案由辅导员移交至学校就业指导中心，以机要方式转至录取学校或单位档案管理部门，再与原始档案合并存档。
6、毕业生离校前已签约就业的，辅导员统一移交档案，由学校就业指导中心负责按期转至用人单位人事档案管理部门。为保证转寄按时到达，毕业生本人要负责填写档案转寄的地址和接收单位，辅导员和就业部门负责核查。
7、毕业生离校前未签约就业的，可自愿申请档案转回生源地档案主管部门。
8、学生档案是学生成长轨迹的真实记载，其管理和转接是非常严肃的事情。档案转接必须由辅导员和学校就业指导中心登记备案，规范密封，并以机要方式转出，其它部门或个人不得擅自处置。
9、如遇不确定因素出现毕业生档案丢失，经核实可予以补办，补办内容仅限大学期间档案。